LA AUDITORIA DE GESTION

I.        JUSTIFICACIÓN

En cumplimiento del Reglamento de Grados y Títulos de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de San Martín, así como del Reglamento del Ciclo de Complementación Académica para Titulación de Contadores Públicos, cumplo con presentar el presente informe monográfico denominado “LA AUDITORÍA DE GESTIÓN EN EL SECTOR PÚBLICO” con el propósito de que el Jurado Dictaminador lo evalúe de acuerdo a las normas de la Facultad.

La información utilizada para la elaboración del presente informe fue recopilada del Manual del Sistema Nacional de Control y Auditoria Gubernamental, del Lic. Adm. Emilio R. Valdivia Contreras, como también buscadores de internet.

En consecuencia señores miembros del Jurado dictaminador, sometemos a vuestro ilustrado criterio el presente trabajo para su aprobación respectiva de acuerdo a las normas establecidas por la facultad.

II.        OBJETIVOS

2.1.        OBJETIVO GENERAL

Describir y comprender los antecedentes, características y procedimientos de la Auditoria de Gestión.

2.2.        OBJETIVO ESPECIFICO

·         Describir y conocer los antecedentes  de la auditoria de gestión.

·         Describir y conocer las características de la auditoria de gestión.

·         Describir y conocer las etapas de la auditoria de gestión.

III.        DESARROLLO TEMÁTICO.

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

3.1.      ASPECTOS GENERALES

3.1.1.   ANTECEDENTE

La Auditoría existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que no existían relaciones económicas complejas con sistemas contables.

Desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la Auditoría estuvo estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de  cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas. Así como determinar si las personas que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo honesto, esto se hacía con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias existentes. Esta etapa se caracterizó por un lento desarrollo y evolución de la Auditoría.

A partir del siglo XVI las auditorias en Inglaterra se concentran en el análisis riguroso de los registros escritos y la prueba de la evidencia de apoyo. Los países donde más se alcanza este desarrollo es en Gran Bretaña y más adelante Estados Unidos.

Ya en la primera mitad del siglo XX de una Auditoría dedicada solo a descubrir fraudes se pasa a un objeto de estudio cualitativamente superior. La práctica social exige que se diversifique y el desarrollo tecnológico hace que cada día avancen más las industrias y se socialicen más, por lo que la Auditoría pasa a dictaminar los Estados Financieros, es decir, conocer si la empresa está dando una imagen recta de la situación financiera, de los resultados de las operaciones y de los cambios en la situación financiera. Así la Auditoría daba respuesta a las necesidades de millones de inversionistas, al gobierno, a las instituciones financieras.

En etapas muy recientes, en la medida en que los cambios tecnológicos han producido cambios en los aspectos organizativos empresariales y viceversa, la Auditoría ha penetrado en la gerencia y hoy se interrelaciona fuertemente con la administración. La Auditoría amplía su objeto de estudio y motivado por las exigencias sociales y de la tecnología en su concepción más amplia pasa a ser un elemento vital para la gerencia a través de la cual puede medir la eficacia, eficiencia y economía con lo que se proyectan los ejecutivos.

En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Viendo ya la necesidad de las revisiones integrales y analizando a la empresa como un todo en 1945, el Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones.

Ya en 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la encargada de descubrir y corregir errores de administrativos. Seis años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."

El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Análisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a través de un método que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operación de una organización. Y en 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la Auditoría Administrativa. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.

En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; y Gabriel Sánchez Curiel 1987 aborda el concepto de Auditoría Operacional, la metodología para utilizarla y la evaluación de sistemas. En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo.

 En 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación específica. (Franklin, Enrique) 

La Auditoría de Gestión surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un período de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad.

3.1.2.   GESTIÓN PRINCIPALES ASPECTOS

La gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas u objetivos, así como la evaluación  de su desempeño y cumplimiento, además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma, según el sistema social correspondiente.

De acuerdo con lo expresado anteriormente los ejecutivos deben ser capaces de administrar todos los recursos disponibles con economía, eficiencia y eficacia.

A la vez el sistema de gestión tiene como función principal el logro de la meta de la organización donde todos sus subsistemas juegan un papel clave en la obtención de sus objetivos siempre y cuando exista coordinación y suficiente comunicación entre el personal que integra cada uno de ellos en el momento de la planificación y la toma de decisiones.

La Auditoría de gestión es la revisión formal, objetiva e independiente del conjunto de actividades o funciones de una entidad o empresa, realizada según fines previamente determinados, para comprobar el grado de control interno, el nivel de organización existente, la adecuación de los procedimientos y sistemas utilizados, así como el proceso de coordinación de los recursos disponibles que se llevan a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisas.

Definida de esta forma sería análoga a expresiones tales como: Auditoría de las tres E, Auditoría de sistemas, Auditoría de métodos, Auditoría administrativas, Auditoría operativa y de optimización de los recursos.

Es preciso señalar que las entidades públicas no buscan principalmente obtener una rentabilidad económica, sino que su objetivo se debe concentrar en incrementar el bienestar colectivo, mediante la prestación de un servicio público, por tanto una buena gestión garantiza que los recursos asignados sean utilizados correctamente, en el cumplimiento de los objetivos propuestos.

3.1.3.   DEFINICIÓN

Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la efectividad, eficacia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público. Esta auditoria por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación al cumplimiento de objetivos y metas (efectividad) y respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia economía).

Según George R. Terry en 1953, en el libro Principios de Administración, señala que "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa."

Más adelante, Williams P. Leonard en 1962 la Auditoria Administrativa (La Auditoría de Gestión también se conoce con los términos Auditoría Administrativa y Auditoría Operativa) se define como: “examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa”, o cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la utilización de los recursos físicos y humanos.

Mientras que Fernández Arena J.A en 1966 con el libro “La Auditoría Administrativa”, sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

Según el decreto de la corte de Cuenta del Salvador en la legislación del Manual de Auditoría Gubernamental comenta que una auditoría operativa o de gestión es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas.

Se encuentra definida en el Decreto Ley N° 159 del 98 del Ministerio de Finanzas y Precios "Consiste en el examen que se realiza en una entidad, para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materia examinadas".

La Auditoría de Gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación a determinados objetivos y metas y, respecto a la utilización eficiente y económica de los recursos. Su propósito general puede verse seguidamente:

·         Identificación de las oportunidades de mejoras.

·         Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas; y.

·         Evaluación del desempeño (rendimiento).

También se conoce como la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

De los conceptos descritos, esta Auditoría responde a los objetivos económicos (utilidad, factibilidad, eficacia, reducción de costos, ganancias), los sociales (crecimiento cualitativo y cuantitativo, competitividad, pleno empleo, reducción de riesgos para la vida) y los ecológicos (mantenimiento del equilibrio y protección del paisaje, utilización económica de los recursos).

3.1.4.   OBJETIVOS

La auditoría puede tener entre, otros, los objetivos siguientes:

1.    Determinar si la entidad ha cumplido en tiempo, lugar, y calidad los objetivos y metas establecidas con los recursos asignados, teniendo en cuenta que:

·         Adquiere el tipo de recurso que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesita y al menor costo posible.

·         Aplica políticas idóneas para realizar sus adquisiciones.

·         Protege y conserva adecuadamente sus recursos.

2.    Verifica si la entidad logra la eficiencia necesaria en la asignación y la utilización de los recursos, de acuerdo con:

·         La utilización de procedimientos operativos eficientes.

·         El empleo de la menor cantidad posible de recursos para la prestación de los recursos en la cantidad, calidad y oportunidad apropiada.

3.    Evaluar el sistema de control interno para contribuir a asegurar el logro de los objetivos y metas de la entidad.

4.    Comprobar el cumplimiento de las leyes, normas y políticas aplicables en la adquisición, salvaguarda y uso de los recursos.

En conclusión, la Auditoría de Gestión ayuda a la administración a reducir los costos y aumentar utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa. (Carina Suarez Revollar).

3.1.5.   ALCANCE

En la Auditoría de Gestión tanto en la administración como el personal que lleva a cabo la auditoría debe de estar de acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que esta auditoría incluye una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización, es decir que el alcance de debe tener presente:

·         Satisfacción de los objetivos institucionales.

·         Nivel jerárquico de la empresa.

·         La participación individual de los integrantes de la institución.

De la misma forma sería oportuno considerar en la Auditoría de Gestión, por la amplitud del objetivo de esta revisión:

·         Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislación, política y procedimientos establecidos por los órganos  y organismos estatales.

·         Eficiencia y Economía: Involucra la utilización del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtener máximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible.

·         Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos.

·         Salvaguarda de Activos: Contempla la protección contra sustracciones absolencia y uso indebido.

·         Calidad de la Información: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la información, tanto operativa como financiera.

Por tanto el auditor  debe estar alerta ante situaciones tales como:

·         Procedimientos que son ineficaces o más costosos de los justificables.

·         Duplicación de esfuerzos de empleados u organismos

·         Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatización de procesos manuales.

·         Exceso de personal con relación al trabajo a efectuar.

·         Fallos en el sistema de compras y acumulación de cantidades innecesarias o excesivas de propiedades, materiales o suministros.

En la etapa de exploración y examen preliminar, debe quedar bien definido el alcance de la auditoría, y éste, en buena medida, podrá delimitar el tamaño de las pruebas, por tanto la selección de la muestra en buena medida, podrá delimitar el tema que someta el auditor.

3.1.6.   CARACTERÍSTICAS

·         Mide el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado.

·         Concentra el análisis hacia actividades y procesos productivos y/o de prestación de servicios propios de cada entidad, aplicando  indicadores que midan adecuadamente la gestión adecuada.

·         Mide la contribución de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el beneficio o pérdida social.

·         Determina el comportamiento de las cifras durante el periodo de análisis y sus variaciones significativas.

·         Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.

·         Contribuye a que las entidades públicas mejoren la eficiencia  administrativa y financiera en el manejo de los recursos asignados para su funcionamiento.

·         Garantiza vigilancia permanente a la delegación que hace el estado de la función administrativa.

·         Evaluar el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta la entidad

·         Se parte de un contexto general para determinar resultados específicos al integrar los diferentes factores que intervienen en la prestación de servicios y cuales repercuten en la Gestión de la Entidad.

·         Corrobora el cumplimiento de los planes y programa un período de tiempo determinado.

·         Identifica las potencialidades de la Empresa Pública para generar riqueza, mide la contribución Económica y social de la Entidad al detectar los puntos críticos de Gestión.

·         Se calculan índices específicos de precios y cantidad con el fin de determinar la incidencia de las variaciones endógenas de la Gestión.

·         Diseño de indicadores y tableros de diagnósticos complementarios al indicador principal: Rentabilidad pública; para evaluar la Gestión desde una perspectiva del mediano y largo plazo.

·         Metodología flexible y cambiante la cual permite ajustarse a los diferentes cambios internos y externos.

3.1.7.   REVISIONES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

3.1.7.1.       DIAGNÓSTICO DE LA EFECTIVIDAD DE LA GESTIÓN

Tiene el propósito de determinar si la entidad auditada:

·         Emplea la menor cantidad posible de recursos (personal, instalaciones) en la prestación de los servicios en la cantidad, calidad y oportunidad apropiadas.

·         Cumple las leyes y regulaciones que pudiera afectar significativamente la adquisición, salvaguarda y uso de los recursos.

·         Ha establecido un sistema de control adecuado para medir, preparar informe alertar o amonestar su ejecución en términos de economía y eficiencia.

·         Ha proporcionado informes relacionado con la economía y eficiencia que son válidas y confiables.

3.1.7.2.       DIAGNÓSTICO DE LA RAZONABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA CONTABLE

Tiene como propósito determinar si la:

·         Información financiera se presenta de acuerdo con criterios establecidos por las normas generales de contabilidad para la actividad presupuestada, que incluyen:

-          Principios de contabilidad generalmente aceptados.

-          Normas de valoración y exposición.

-          Estados financieros.

·         La entidad auditada ha cumplido los requisitos financieros específicos que les corresponden.

·         La estructura del control interno de la entidad con respecto a la presentación de los estados financieros y salvaguarda de los activos, ha sido diseñada e implementada para lograr los objetivos de control.

3.1.7.3.       SISTEMA DE INDICADORES DE RENDIMIENTO DE LA GESTIÓN

Dentro de los procedimientos relativos al trabajo de campo en las Auditorías de gestión se encuentra la medición del rendimiento, que se realiza con el objetivo de lograr evidencias que permitan conocer el éxito o no de una gestión. Para ello se debe establecer y utilizar un sistema de medición del rendimiento que se sustente en información consistente y oportuna el que estará formado por varios componentes y entre ellos los indicadores de rendimiento y las normas de rendimiento

·         Indicadores de rendimiento: son factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan tanto en la entidad auditada como al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia, economía, y efectividad  de la ejecución de las operaciones.

Pueden ser indicadores cuantitativos, dentro de los primeros se encuentran los indicadores de eficiencia y efectividad, mientras que los segundos no miden numéricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los principios generales de una buena administración.

·         Indicadores de eficiencia: relacionan volúmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y beneficios, se consideran de rendimiento ya que refieren oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir más servicio por el mismo costo.

·         Indicadores de economía: los precios pagados por los bienes y servicios y remuneraciones con respecto a un precio predeterminado.

·         Indicadores de efectividad: miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se orienta hacia los resultados.

Estos no deben verse aislados, la interpelación de los resultados así como su análisis y determinación de las causas que originan las desviaciones o incumplimientos es lo que permite la gestión desde el más amplio punto de vista.

El sistema de indicadores propuesto permite:

·         Su utilización como herramienta de trabajo del auditor durante cualquiera de las etapas de la Auditoría de gestión.

·         Una evaluación global de las operaciones vinculadas con el presupuesto del estado y la entidad gestora de los créditos presupuestarios, sobre el grado de economía, eficiencia y eficacia en el tratamiento y custodia de los recursos asignados.

·         La identificación de las áreas problemáticas lo que coadyuva a un mejor aprovechamiento del tiempo de la Auditoría.

·         Obtener una evidencia suficiente, competente y razonable sobre la naturaleza del sistema de control interno contable y administrativo.

La metodología propuesta tendrá como procedimientos prácticos aplicables:

1.    Comparación por períodos:

Debe tenerse en cuenta siempre que se efectúen comparaciones con periodos anteriores:

·         La importancia del período tomado como base. 

·         La serie de tiempo más largas  son las más fiables.

2.    Comparación por elementos o partes de un total objeto de análisis:

El propósito fundamental es determinar si los componentes tienen una relación normal entre si y respecto al total.

3.    Relaciones entre cuentas:

·         El auditor puede establecer ciertas  relaciones entre el saldo de una cuenta y el de otra que comparados en diferentes períodos de tiempo, le permitirán hacerse una idea de las razones de los cambios registrados.

·         Normas de rendimiento (criterio).

Las fuentes de estos indicadores son:

Leyes, reglamentos, contratos, por citar algunos, series estadísticas históricas, Presupuestos de ingresos y gastos, Estados financieros.

3.1.8.   ELEMENTOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

La insuficiencia del presupuesto para el control de la gestión de los recursos, ha motivado la aparición de criterios como los de economía, eficiencia y eficacia para evaluar la actividad económica financiera, criterios que han ido recogiéndose en nuestro ordenamiento legal, estos principios son:

1.    ECONOMÍA:

Significa la adquisición, al menor costo y en el momento adecuado, de recursos financieros, humanos y físicos en cantidad y calidad apropiadas.

Es decir:

·         Los recursos idóneos

·         En la calidad y cantidad correcta.

·         En el momento previsto.

·         En el lugar indicado y precio convenido.

El auditor deberá comprobar si la entidad:

Invierte racionalmente los recursos, al saber si utilizan los recursos adecuados, según los parámetros  establecidos, ahorran estos recursos o los pierden por falta de control o deficientes condiciones de almacenaje y de trabajo.

Utilizan la fuerza de trabajo adecuada y necesaria. Si se cumplen óptimamente los recursos monetarios y crediticios.

2.    EFICIENCIA:

Relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios.

Una actividad eficiente maximiza el resultado.

Entre otros debe lograr:

·         Que las normas sean correctas y la producción de los servicios se ajusten a las mismas.

·         Mínimos desperdicios en el proceso productivo o en los servicios prestados.

·         Que los trabajadores conozcan la labor que realizan y que esta sea la necesaria y conveniente para la entidad.

·         Que se cumplan los parámetros técnicos productivos en el proceso de producción o de servicios que garantice la calidad.

3.    EFICACIA:

Significa el logro, en el mejor grado, de los objetivos u otros efectos perseguidos de un programa, una organización o una actividad.

Es decir:

·         Cumplimiento de la producción y los servicios en cantidad y calidad.

·         El producto obtenido y el servicio prestado, tiene que ser socialmente útil.

El auditor comprobará el cumplimiento de la producción o el servicio y hará comparaciones con el plan y períodos anteriores para determinar progresos y retrocesos

CAPITULO II

PROCESOS Y TÉCNICAS DE LA AUDITORÍA DE GESTÍON

3.2.      PROCESOS Y TÉCNICAS

3.2.1.   PRUEBAS PARA LA GESTIÓN

La realización de pruebas para la evaluación de la gestión, consiste en evaluar los controles de las operaciones y la recolección de evidencias suficientes y confiables para  determinar, si los asuntos identificados en la fase de planeación como de potencial riesgo, realmente revisten suficiente importancia.

La evaluación de la gestión debe comprender:

·         Niveles de revisión.

·         Aplicación de indicadores y su análisis.

El enfoque básico de la evaluación recae principalmente sobre los recursos utilizados o consumidos por la entidad auditada, su manejo o conversión en productos o servicios útiles y la entrega o prestación de dichos productos o servicios desde el punto de vista objetivo de forma tal que se pueda conceptuar alternativas que resulten en mayor economía.

La esencia de la evaluación de la gestión es la aplicación del sentido común al sugerir modificaciones o cambios en la adquisición, manejo o empleo de los recursos.

El propósito de la evaluación es determinar si la entidad auditada administra o utiliza sus recursos humanos, materiales y financieros de manera eficiente y económica. El auditor tiene que detectar las causas de cualquier práctica ineficiente o antieconómica, incluyendo deficiencias en los sistemas de información gerencial, los procedimientos administrativos o la estructura organizativa que tiene como efecto disminuir la eficiencia y/o la economía.

Al realizar la evaluación se busca si la entidad auditada, al llevar a cabo su misión, presta la debida atención a la conservación de los recursos con el mínimo de esfuerzo. Durante la investigación se debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas, ineficientes, inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos y examinar ampliamente las deficiencias aparentes.

Niveles de revisión.

La Auditoría de gestión comprende uno o ambos de los siguientes niveles:

·         Revisión de” alto nivel”.

·         Revisión en “profundidad”.

Los objetivos de una revisión de “alto nivel” son los siguientes:

·         Determinar si la administración ha establecido adecuados procedimientos generales de gestión para asegurar la economía, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos de la entidad.

·         Evaluar si los mismos están siendo aplicados eficazmente.

·         Determinar si los indicadores muestran una evaluación positiva respecto al desarrollo de las operaciones.

Una revisión de alto nivel usualmente involucra las siguientes actividades:

·         Uso de ciencias estadísticas e indicadores para efectuar análisis de tendencias y controles presupuestarios.

·         Lecturas de informes  de gestión.

·         Indagaciones con la dirección y los trabajadores de entidad.

Esta revisión prevé a la administración una oportunidad para considerar y expresar una opción respecto a la existencia de problemáticas en las operaciones realizadas.

Análisis de indicadores.

El análisis  de los indicadores, permite realizar un estudio económico, financiero y presupuestal y opinar sobre la eficiencia, economía, y eficacia en el cumplimiento de los objetivos y planes.

Actualmente es cada vez más marcada la necesidad por parte de la alta gerencia de tener unos indicadores que puedan responder por el éxito futuro de la organización o la entidad en condiciones cambiantes. Por lo tanto el sistema de indicadores de gestión deberán reportar a cada administrador oportuna y periódicamente, en forma sintetizada, la información que es relevante en su área de responsabilidad.

Los indicadores permiten a la gerencia orientarse para saber hacia dónde deben concentrarse los esfuerzos, son un criterio, una visión clara y concisa de la realidad.

El propósito de definir indicadores es apoyar a la administración para que identifique anticipadamente los problemas que perfilan en la ejecución de los procesos para corregirlos en forma oportuna.

Características de los indicadores:

·         Son oportunos. Se pueden aplicar en cualquier momento.

·         Se pueden analizar en términos absolutos y relativos.

·         Son de orden cualitativos y cuantitativos.

·         Son selectivos.

·         Muestran señales de alarma de la gestión de la entidad, así como logros de desempeño.

Propósito de los indicadores:

·         Crear una cultura de medición y mejoramiento.

·         Establecer criterios de comparación con el mejor.

·         Analizar cumplimiento de planes y objetivos.

·         Valorizar los factores determinantes para obtener el éxito.

3.2.2.   TÉCNICAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Al estudiar y evaluar el sistema de control interno y determinar el alcance de la Auditoría, el auditor debe obtener información suficiente, competente y relevante a fin de promover una base razonable para sus operaciones, criterios, conclusiones y recomendaciones.

Precisamente las técnicas de Auditoría son los diversos métodos utilizados por el auditor para obtener evidencias.

Las técnicas de Auditoría más utilizadas son:

·         Examen o inspección física.

§  Observación física de un activo.

·         Inspección documental.

§  Se observa un documento para saber si es genuino, sin alteraciones, auténtico, con aprobaciones y que fueron asentados correctamente en los libros, registros e informes. Se usan las técnicas de punteo para señalizar las actividades revisadas en los documentos.

·         Confirmación.

§  Se obtiene directamente de un agente externo, información por escrito, para ser usada como evidencia, por ejemplo confirmar efectivo, cuentas por cobrar, títulos de propiedades, pasivos contingentes y otras reclamaciones.

·         Entrevistas.

§  Realización de preguntas necesarias para el conocimiento general del trabajo.

·         Comparaciones.

Se compara a partir de:

§  Información del año anterior.

§  Información del plan.

§  Información de las otras empresas de la misma rama.

Las técnicas de Auditorías financieras utilizadas no difieren mucho de las que se practican en las Auditorías de gestión.

El conjunto de técnicas de Auditoría constituye los procedimientos que se incluyen en el programa de Auditoría. En el caso de la Auditoría de gestión servirán para la revisión de los procesos administrativos y operacionales a las diversas funciones que se realizan en la entidad.

Para desarrollar una Auditoría de gestión se utilizan diferentes técnicas, las más comúnmente utilizadas son las siguientes:

·         Observación.

·         Confirmación.

·         Verificación.

·         Investigación.

·         Análisis.

·         Evaluación.

Observación: es muy  amplia, prácticamente infinita, puede incluir desde la observación del flujo de trabajo las acciones administrativas de jefes, subordinados, documentos, acumulación de materiales, materiales excedentes, entre otros. La característica principal de esta técnica está en función del espíritu de penetración y profundidad que se aplique al desempeño de una acción.

Confirmación.  Comunicación independiente con una parte ajena para determinar la exactitud o validez de una cifra o hecho.

Verificación. Verificar que cada elemento de cada uno de los documentos es lo apropiado y se corresponde con la legislación vigente.

Investigación. Examinar acciones, condiciones, acumulaciones y procesamiento de activos y todas aquellas operaciones relacionadas con estos. Esta investigación puede ser externa o interna y por lo regular mediante la realización de cuestionarios previamente formulados.

Análisis. Se recopila y usa información con el objetivo de llegar a una deducción lógica. Determinar las relaciones entre las diversas partes de una operación. Involucra la separación de las diversas partes de la entidad o de las distintas influencias sobre la misma y después determinar el efecto inmediato o potencial sobre una organización dada una situación determinada.

Evaluación. Es el proceso de arribar a una decisión basado en la información disponible. La evaluación depende de la experiencia y juicio del auditor.

1.1.1.   DIFERENCIA DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN CON LA AUDITORIA FINANCIERA

Diferencias entre la Auditoría Financiera y de Gestión.

·         Objetivos de Auditoría

§  El auditor de gestión utiliza los estados financieros como un medio. Para el auditor financiero los estados financieros constituyen un fin.

§  La Auditoría Financiera se dirige hacia la recolección de evidencias que permitan la emisión de un dictamen sobre los estados financieros elaborados por la gerencia. La Auditoría de Gestión informa sobre el logro de operaciones económicas, eficientes y efectivas.

·         Alcance de la Auditoría

§  El alcance de una auditoría financiera se relaciona con los estados financieros de la entidad.

§  El alcance de la auditoría de gestión es variable y puede aplicarse a toda la organización o solo a algunas de sus áreas o actividades.

·         Período de tiempo a ser auditado.

§  La Auditoría financiera por lo general fija su alcance a un año calendario.

§  La Auditoría de gestión podría fijar su alcance en un período que se extienda en varios años o tan corto que comprenda solo unas semanas.

·         Requisitos del personal

§  La auditoría financiera, utiliza un grupo de personal entrenado en contabilidad y auditoría financiera, y algunos especialistas en materia tributaria y de sistemas.

§  La auditoría de gestión, exige un grupo compuesto de profesionales con una amplia gama de habilidades gerenciales que puedan o no incluir la auditoría financiera.

·         Elaboración de normas.

§  En la auditoría financiera, la norma se extrae de los principios de contabilidad generalmente aceptadas.

§  En la auditoría de gestión, es frecuente desarrollar "criterios de auditoría" o unidades de medida para cada examen.

·         Conclusiones sobre la Interrelación de la Auditoría financiera y la de gestión.

§  El alcance de trabajo de la Auditoría de Gestión está presenta en la realización de la Auditoría Financiera.

§  En la práctica las auditorias financieras y de gestión están en muchos aspectos estrechamente relacionados, lo cual les debería permitir intercambiar experiencias, tecnología y quizás la construcción de una base de metodología común.

1.1.2.   ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Como sabemos en la profusa información que emiten nuestras entidades es muy difícil integrar o combinar datos financieros y físicos que engloben la situación, es por ello que analizaremos las distintas etapas. Para  ello es necesario conocer que esta Auditoría comprende cuatro etapas generales que son las siguientes:

·         Exploración previa de la entidad objeto de estudio.

·         Planeamiento.

·         Ejecución.

·         Informe final.

El primer aspecto permitirá conocer y familiarizarnos con la actividad que será objeto de estudio

CAPITULO III

DESARROLLO DE LAS ETAPAS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

1.2.      PLANEAMIENTO DE LA AUDITORÍA.

Ésta es la primera fase. Si bien las actividades relacionadas con el planeamiento tienen mayor incidencia al inicio del examen, ellas continúan durante la ejecución y aun en la formulación del informe, por cuanto mientras el documento final no sea aprobado y distribuido, su contenido puede estar sujeto a ajustes, producto de nuevas decisiones que obligarán a afinar el planeamiento aun en la fase del informe.

La formulación del informe no se inicia en la tercera fase, sino que empieza a considerarse desde el planeamiento.

Durante el planeamiento el equipo de auditoría se dedica, básicamente, a obtener una adecuada comprensión y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar, llevando a cabo acciones limitadas de revisión, en base a lo previsto en el plan de revisión estratégica, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen, así como las condiciones para realizarlas. Durante esta fase el auditor dedica sus mayores esfuerzos a planear la estrategia que utilizará.

El contenido de este planeamiento están referido a:

a.    La determinación de los objetivos y alcance de la auditoría;

b.    El tiempo que requiere;

c.    Los criterios;

d.    La metodología a aplicarse;

e.    La definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad;

f.     Los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

Una de las principales razones es que debe garantizar que el resultado de la auditoría no sólo satisfaga sus objetivos, sino que tenga efectos productivos; por esa razón, el planeamiento debe ser un proceso que pretenda establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo disponible para ejecutarla y el número de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados a esta auditoría.

1.2.1.   ETAPAS DEL PLANEAMIENTO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

El Planeamiento de la Auditoría de Gestión comprende tres etapas:

a.    REVISION GENERAL

b.    REVISION ESTRATEGICA

c.    FORMULACION DEL PLAN DE AUDITORÍA

1.2.1.1.       REVISIÓN GENERAL

Que a su vez comprende las sub etapas de:

a.    Conocimiento inicial de la entidad a examinar

Este conocimiento inicial de la entidad, programa o actividad implica el diseño de una estrategia general para entender la forma en que conducen sus actividades y operaciones, con el objeto de evaluar la importancia de los objetivos de auditoría probables y la factibilidad de lograrlos. Durante esta etapa debe obtenerse información sobre los aspectos siguientes:

·         Fines, objetivos y metas

Los fines representan el resultado o efecto que se desea obtener, los cuales pueden existir sin haber sido expresados en forma concreta. Las leyes de creación u otras normas legales definen en el Sector Público la autoridad y/o mandato de cada entidad. Su propósito, al igual que los programas o proyectos que desarrollan; no obstante, se espera que la alta administración fije los objetivos y a nivel de operaciones.

·         Recursos presupuestales autorizados

Están referidos a la asignación de fondos autorizados para la entidad, programa o proyecto para el cumplimiento de sus fines. siendo éstos: autorizaciones presupuestales, fondos de endeudamiento externo y/o donaciones. Tales recursos pueden ser medidos en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad.

·         Sistemas y controles gerenciales

Los sistemas son cruciales para el éxito de los programas o actividades, incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos, por cuanto éstos tienen un gran impacto en su desempeño y en las operaciones. Sin ellos un error material podría ocurrir y no ser detectado. Los controles gerenciales constituyen los medios a través de los cuales, la administración se asegura que el sistema es efectivo y manejado en función de los criterios de eficiencia y economía y en armonía con las leyes y reglamentos vigentes. Uno de los pasos más importantes de la etapa de revisión general es la descripción de las actividades claves de la administración. Lo que debe hacer el auditor es relacionar su importancia con el rol que desempeña la entidad, programa o proyecto; por ello debe describir las actividades claves de la administración establecidas para el cumplimiento de sus actividades y aquellas relativas a las funciones de carácter administrativo (personal, presupuesto y otras), que sirven de apoyo para la ejecución de operaciones. La utilización de flujogramas, apoyados con narrativas apropiadas, constituye un medio razonable de síntesis y registro del conocimiento logrado.

·         Importancia de la auditoría y necesidades de los usuarios del informe.

La importancia es un asunto que guarda relación con los objetivos de la auditoría y los usuarios potenciales del informe. Las consideraciones sobre cantidad y calidad representan factores claves para identificar su importancia. Como factores relativos a la calidad pueden identificarse:

·         Seguimiento de medidas correctivas de auditorías anteriores

Los informes de auditoría anteriores constituyen una fuente de consulta importante dentro del planeamiento de la auditoría de gestión. El seguimiento de medidas correctivas sobre tales documentos, suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administración y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores.

·         Información Proveniente del Órgano de Auditoría Interna-OAI

Resulta una buena práctica remitirse al trabajo realizado por los auditores internos de la entidad o informes de auditoría emitidos por auditores externos, lo cual puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminándose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos. Sin embargo, para confiar en el trabajo realizado por otros auditores, es necesario tener en cuenta los factores siguientes: competencia y objetividad, alcance del examen realizado y la razonabilidad de los criterios utilizados. Por esta razón, la evaluación del funcionamiento operativo del Órgano de Auditoría Interna de la entidad a examinar, constituye un prerrequisito para definir el grado de confianza que pueda depositarse en su trabajo.

La obtención de información debe comprender:

·         Asuntos importantes incluidos en informes de auditoría anteriores.

·         Áreas importantes examinadas por el OAI.

Oportunidad en la adopción de medidas correctivas.

·         Recomendaciones importantes pendientes de implementación por la entidad, programa y/o proyecto.

·         Fuentes de información para el planeamiento; y,

·         Información proveniente del Órgano de Auditoría Interna

·         Fuentes de información para el planeamiento

Otra fuente importante de información para la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad programa y/o proyecto. El archivo permanente está constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de información de utilidad para el planeamiento de futuros exámenes. En términos generales, el auditor debe obtener documentar los aspectos siguientes de la entidad por auditar

a.    Leyes y regulaciones aplicables: ley de Creación y Reglamento, ley Anual del Presupuesto y directivas aplicables, presupuesto autorizado y otras normas que afecten la operatividad de la entidad.

b.    Planeamiento: Plan operativo institucional, informes evaluación anual, Memoria anual de la entidad u otros documentos relativos al planeamiento institucional.

c.    Recursos utilizados en las actividades: presupuesto autorizado inicial y presupuesto autorizado final, bienes de activo fijo, equipos de procesamiento automático de datos, detalle de centros de producción, distribución y administración, a nivel nacional, recursos de personal y procedimientos utilizados para administrar y controlar el uso apropiado de los recursos.

b.    ANALISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD

En base a la información recopilada en la etapa de revisión general, el auditor encargado del examen debe elaborar el análisis preliminar de la entidad y considerar informaciones que deben ser incluidas en el plan de revisión estratégica a desarrollar en la entidad, programa o proyecto a examinar. Etas informaciones son:

a.    Sobre el Ambiente de Control Interno.

b.    Sobre Factores Externos e Internos.

c.    Sobre las Áreas Generales de Revisión.

d.     Sobre Fuentes de Criterio y Evidencias

1.2.1.2.       REVISIÓN ESTRATÉGICA

Los componentes de esta revisión son:

a.    Ejecución del Plan de Revisión Estratégica

b.    Aplicación de Pruebas Preliminares e Identificación de Criterios de Auditorías

c.    Identificación de los Asuntos más Importantes

d.    Formulación del reporte de Revisión Estratégica

a.    EJECUCIÓN DEL PLAN DE REVISIÓN ESTRATÉGICA.

Una vez aprobado el Plan de Revisión Estratégica, el auditor encargado se reunirá con los funcionarios gerenciales de la entidad, programa o actividad a ser examinada, para presentar a los miembros del equipo de auditoría que tendrán a su cargo el desarrollo de los trabajos, este trabajo comprenderá las siguientes actividades:

·      Aplicación de pruebas preliminares.

·      Comprensión del ambiente de control interno.

·      Identificación de factores externos e internos.

·      Definición de criterios de auditoría.

·      Descripción de los sistemas y controles gerenciales.

·      Identificación de los asuntos más importantes.

b.    Aplicación de Pruebas Preliminares e Identificación de Criterios de Auditorías

Estas pruebas permiten la acumulación de evidencia suficiente y necesaria para llevar a cabo evaluaciones y adoptar decisiones preliminares, en relación a cualquier problema significativo que la entidad esté experimentando, en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, sistemas y/o controles gerenciales más importantes. También deben llevarse a cabo pruebas en torno de los sistemas y controles gerenciales en vigor en la entidad, como una forma de comprobar su funcionamiento. Es conveniente llevar a cabo reuniones con el Órgano de Auditoría Interna de la entidad o programa, a efectos de minimizar la duplicidad de esfuerzos en la ejecución de la auditoría.

c.    Identificación de los Asuntos más Importantes

Representan aquellas actividades claves de los sistemas y controles gerenciales aplicados que, de acuerdo a la opinión del auditor, resultan vitales para el éxito del programa o actividad a ser examinada. Constituyen asuntos que tienen importancia en esta etapa, pero que deben ser evaluados y confirmados en la fase de ejecución. Los asuntos más importantes son el resultado de la revisión estratégica, y tentativamente pueden ser determinados como asuntos sobre los cuales debe elaborarse el reporte, en tanto que las áreas generales de revisión son áreas identificadas para ampliar la comprensión y conocimiento de la entidad o programa a examinar.

La importancia y la materialidad pueden ser medidas en términos de identificar cuando un asunto puede llegar a influenciar en la opinión o decisión del usuario de un informe. Usualmente, la importancia se mide por el efecto; tales efectos pueden ser reales o potenciales y, frecuentemente, expresarse en forma cuantitativa. Otros aspectos tales como la actitud de la gerencia ante los controles internos o el clima interno de trabajo son de naturaleza subjetiva no obstante) deben ser elementos a considerar en la fase de planeamiento.

El auditor debe tener en cuenta algunos factores como por ejemplo los siguientes:

·         Asuntos o inquietudes de administración conocidos;

·         Áreas de preocupación particular identificadas en auditorías anteriores;

·         Áreas potenciales de operaciones antieconómicas o ineficientes.

·         Áreas relacionadas con el incumplimiento de leyes y regulaciones;

·         Desconocimiento de la entidad acerca de la efectividad del programa y deficiencias en los procedimientos de evaluación de resultados;

·         Naturaleza y tamaño del programa e importancia de los recursos físicos, humanos y financieros

d.    Formulación del Reporte de Revisión Estratégica

Concluida la revisión estratégica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles de decisión correspondientes los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen. Este reporte constituye uno de los elementos más importantes del proceso de planeamiento de la auditoría; es elaborado por el auditor encargado y supervisor, y es aprobado por el nivel gerencial correspondiente. Cualquier modificación ulterior de este documento debe ser procesada a través de estos mismos canales.

1.2.1.3.       FORMULACION DEL PLAN DE AUDITORÍA

Este Plan tiene el propósito de definir el alcance global de la auditoría de Gestión, en términos de objetivos generales y objetivos específicos de las áreas que serán materia de examen. Este documento debe incluir:

·         Origen de la auditoría.

·         Resultado de la revisión estratégica.

·         Objetivos de la auditoría.

·         Alcance de la auditoría, metodología.

·         Recursos de personal.

·         Áreas a ser examinadas:

a.    Objetivos y alcance de la auditoría.

b.    Criterios de auditoría a utilizar.

c.    Fuentes de obtención de evidencia de auditoría.

d.    Equipo de trabajo.

·         Información administrativa:

a.    Informes a emitir y fechas de entrega.

b.    Estructura del informe a emitir.

c.    Presupuesto de tiempo.

d.    Cronograma de actividades

1.2.1.4.       EL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Para cada auditoría gubernamental se prepararán programas específicos que incluyan objetivos y procedimientos que deben aplicarse, naturaleza, alcance y oportunidad de su ejecución, así como el personal encargado de su desarrollo. Un procedimiento de auditoría es una instrucción detallada para recopilar evidencias a obtener durante la ejecución de la auditoría; deben desarrollarse en términos específicos para que puedan ser utilizados por los auditores a cargo de su ejecución, asimismo su contenido debe corresponder a la aplicación de una técnica de auditoría. Los cambios que se hagan a los programas de auditoría deben ser evaluados, adecuadamente, en función de los objetivos previstos y las circunstancias que pueden originar su modificación. Estos cambios deben documentarse apropiadamente, y la responsabilidad de la elaboración y modificación corresponde al auditor supervisor y al nivel jerárquico superior. Los programas de auditoría comprenden una relación lógica, secuencial y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su alcance, el personal y el momento en que deberán ser aplicados, a efectos de obtener evidencia competente, suficiente y relevante, necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de auditoría. Deben ser lo suficientemente flexibles para permitir modificaciones durante el proceso de la auditoría que a juicio del auditor encargado y supervisor, se consideren pertinentes.

Este programa debe ser debidamente preparado por las siguientes consideraciones:

·         Se constituye en un plan sistemático para cada fase del trabajo, que puede ser comunicado a todo el personal involucrado en la auditoría.

·         Es una base apropiada para la asignación de labores para el supervisor, auditor encargado, auditores y asistentes.

·         Es un medio para comparar el rendimiento del equipo de auditoría con relación a los planes aprobados y normas complementarías establecidas.

·         Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en auditoría.

·         Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el personal de auditoría en forma directa.

1.2.1.5.       CONTENIDO DEL PROGRAMA

El programa de trabajo de auditoría debe ser formulado por áreas de auditoría, especificando:

a.    Sub objetivos de auditoría;

b.    Criterios de auditoría;

c.     Evidencia a ser obtenida;

d.    Procedimientos para la obtención de evidencia;

e.    Fuentes para la obtención de evidencia;

f.     Instrucciones específicas; y,

g.    Cronograma tentativo de actividades.

Para todas las demás áreas por examinar, el auditor debe desarrollar programas de auditoría específicos, que detallen las pruebas a realizar. El nivel de detalle, al igual que la supervisión ejercida por el auditor encargado, podrá variar en atención a la experiencia del personal que conforma el equipo.

La práctica de sucesivas auditorías permitirá formular programas estandarizados en aspectos tales como efectividad, eficiencia y economía, planeamiento, administración de recursos humanos y otros

1.3.      EJECUCIÓN

La fase de ejecución de la auditoría de gestión está básicamente focalizada en:

1.    La obtención de evidencias suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos más importantes (áreas de auditoría) aprobados en el plan. No obstante, algunas veces, como consecuencia de este proceso se determinan aspectos adicionales por evaluar, lo que implicará la modificación del plan de auditoría.

2.    Que, toda labor en la auditoría debe ser controlada a través de programas de trabajo porque éstas definen, por anticipado, las tareas que deben efectuarse durante el curso de la auditoría y se sustentan en objetivos incluidos en el plan y en la información disponible sobre las actividades y operaciones de la entidad consignada en el Informe de revisión estratégica.

3.    En el desarrollo de hallazgos. El término “hallazgo” aquí tiene un sentido de recopilación y síntesis de información específica sobre una actividad u operación, que ha sido analizada y evaluada, y que se considera de interés para los funcionarios a cargo de la entidad examinada. Usualmente, se utiliza en un sentido crítico, dado que se refiere a deficiencias que son presentadas en el informe de auditoría.

4.    En involucrar elementos propios del hallazgo de auditoría (Condición y Criterio), y en la identificación de las causas y efectos actuales o posibles de las deficiencias detectadas durante la fase de ejecución. La identificación oportuna de las razones que ocasionaron la situación negativa y por qué se mantiene (Causa), así como la cuantificación de las consecuencias reales o potenciales (Efecto) en términos financieros, constituyen una manera efectiva para interesar a los funcionarios de la entidad responsables de adoptar correctivos en forma oportuna.

5.    En la evidencia de auditoría reunida y a través de la evaluación de las opiniones vertidas por los funcionarios de la entidad; ellas serán útiles porque permiten al auditor arribar a conclusiones concretas sobre las deficiencias identificadas durante la fase de ejecución. Las observaciones y conclusiones deben estar acompañadas de recomendaciones para los funcionarios a cargo de la entidad examinada, a fin de corregir las deficiencias identificadas y evitar en el futuro su repetición.

6.    Sobre papeles de trabajo es que estos documentos son elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe. Los papeles de trabajo son revisados por el auditor encargado y el supervisor responsable, con el objeto de establecer si son pertinentes a la auditoría; documentan en forma adecuada la evidencia obtenida y guardan consistencia internamente.

1.3.1.   ACTIVIDADES A REALIZAR EN UNA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Los aspectos a examinar en la Auditoría de Gestión son actividades que debe realizar el auditor para orientarse; éstas son:

1.3.1.1.       OBJETIVOS Y METAS DEL PROGRAMA O ACTIVIDAD

La principal preocupación para el auditor debe ser comprender adecuadamente los objetivos y metas del programa y cómo guardan relación con los resultados que se espera obtener. Los objetivos y metas de los programas deben especificarse de la manera más precisa posible, dada que sin ellos sería difícil determinar si el programa o actividad está logrando los resultados esperados. A menos que exista claridad y detalle en los objetivos o beneficios que se esperan lograr, la evaluación de los programas o el sistema de información orientado hacia la evaluación de tales objetivos y metas, tendrá un uso limitado como herramienta de la gerencia o mecanismos de retroalimentación para la toma de decisiones. Por ello, es importante que el programa o actividad haya definido los elementos siguientes:

·         Objetivos y metas claras y mensurables.

·         Plazos de cumplimiento.

·         Costo financiero.

No todos los objetivos de los programas pueden evaluarse apropiadamente, dado que existen diversos factores que podrían afectar la naturaleza de las medidas a implementar. Los esfuerzos para medir de qué manera y hasta qué punto se logran los objetivos y metas dentro de un programa u otros beneficios, pueden sustentarse en un sistema de medición continua del desempeño (rendimiento) o en evaluaciones periódicas del programa o actividad, generalmente, de carácter cuantitativo. No hay que dejar de lado que los procedimientos establecidos por el programa para medir la efectividad deben reflejar las técnicas más apropiadas y sus costos estar debidamente justificados. Cuando los criterios de efectividad estén soportados en un sistema de información sobre el desempeño, el auditor debe examinar la forma en que fue planeada su utilización, la validez y confiabilidad de tal criterio, la exactitud de los datos que proporciona y la propiedad de las normas establecidas.

1.3.1.2.       CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Es posible que en el curso de la auditoría se encuentren casos en que tanto la normativa legal como el propio programa, no hayan establecido objetivos y metas con claridad. En tal caso, el auditor debe obtener la opinión autorizada de los funcionarios responsables y llegar a puntos de vista coincidentes, como paso previo a definir los criterios a utilizarse para la medición y evaluación del grado de avance obtenido. De no arribarse a una adecuada comprensión de este asunto, el auditor tendrá que concluir que el programa o actividad bajo examen, no ha establecido objetivos y metas claras y mensurables y, consecuentemente, no es factible medir el logro de las metas físicas alcanzadas, por ser inalcanzables, irreales o inexistentes212. Otra situación que podría presentarse es que las metas físicas correspondientes al programa o actividad examinada hayan sufrido cambios significativos en el tiempo. Estos hechos que en apariencia se refieren a los aumentos o disminuciones propios de la gestión gubernamental, deben conducir al auditor a realizar un análisis más exhaustivo, a efectos de determinar los efectos potenciales de tales eventos en las metas establecidas inicialmente por los programas.

1.3.1.3.       EVALUACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES SOBRE EFECTIVIDAD

La evaluación del desempeño es una responsabilidad inherente al programa o actividad, dado que constituye la primera fuente de información para conocer los progresos alcanzados en el logro de objetivos y metas. Estas evaluaciones son practicadas por personal de la propia entidad o terceros. En este contexto, el auditor debe revisar los datos provenientes de la evaluación del desempeño, con el objeto de establecer si los criterios de evaluación y métodos de medición utilizados son confiables y razonables y, sobre todo, si la información obtenida tiene los mismos atributos. Si en la fase de ejecución se identifican situaciones tales como: inexistencia de informes de evaluación del desempeño o falta de datos confiables sobre los resultados obtenidos, tales factores podrían constituirse en limitantes para llevar a cabo una evaluación objetiva de los logros alcanzados. En este caso, el auditor debe recomendar que el programa materia de examen, implemente un sistema de información apropiado para evaluar su desempeño.

1.3.1.4.       GESTIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD

Durante la auditoría deben examinarse los procedimientos para organizar y administrar las actividades de evaluación e información sobre la efectividad del programa o la actividad. En tal tarea se incluyen los controles gerenciales, tanto para el planeamiento y recopilación como respecto a la presentación de información sobre la efectividad del programa o actividad. La información proporcionada por las evaluaciones de desempeño son una fuente que debe ser considerada por la alta dirección de cada entidad al tomar decisiones o diseñar políticas específicas para el programa. El rol del auditor en este campo es determinar si los reportes de evaluación del desempeño han sido informados a los funcionarios y si éstos los han considerado al momento de tomar decisiones. Una auditoría de gestión, con enfoque en la efectividad de los programas, puede incluir aspectos como:

·         Objetivos y metas de un programa o aquellos recién creados o en ejecución, para establecer si éstos son apropiados, convenientes o pertinentes. • Beneficios que debe lograr un programa o actividad.

·         Factores que están impidiendo obtener resultados satisfactorios.

·         Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables al programa.

·         Sistema de control gerencia! implementado por el programa para evaluar la efectividad, elaborar reportes y monitorear su ejecución.

·         Alternativas adoptadas por la administración para la ejecución de actividades a un menor costo.

Es más, los trabajos relacionados con la auditoría con enfoque de efectividad pueden orientarse en función de dos perspectivas: de los resultados del programa o los controles y procedimientos gerenciales.

1.3.2.   MÉTODOS DE LA MEDICION DE LA EFICIENCIA

a.    Eficiencia, como operación expresado en porcentaje

La eficiencia de una operación puede expresarse como un porcentaje del estándar de desempeño con relación a la información actual; es un índice que representa la relación salida/entrada (productividad); puede ser expresado de diferentes formas para determinar el nivel de eficiencia. Como ejemplo se cita el siguiente caso215:

Si asumimos que la oficina pública encargada de expedir pasaportes tiene un estándar de desempeño de 16 pasaportes por hora-hombre, y el dato de rendimiento actual es de 20 pasaportes por hora-hombre:

Índice Actual                 = 20 Pasaportes/hora-hombre x 100 = 125% eficiencia

Índice Estándar                           16 Pasaportes

El resultado puede interpretarse en el sentido de que en la expedición de pasaportes, por hora-hombre, se ha obtenido un 125% de eficiencia en relación al estándar establecido.

b.    Medición de Insumos y Productos

Los insumos pueden ser medidos en términos de trabajo realizado, material o recursos financieros utilizados. Los recursos relativos a mano de obra pueden medirse en términos de tiempo o dinero (remuneración! horas-hombre). Los recursos materiales o financieros, generalmente, se miden en dinero. Para que los productos puedan ser medidos, se requiere separarlos unos de otros y tener características uniformes; los productos de un proceso repetitivo como la emisión de órdenes de compra satisfacen este criterio.

c.    Calidad y nivel del servicio

La eficiencia de una operación se encuentra influenciada por la cantidad y calidad de los bienes y servicios producidos y la calidad y el nivel de los servicios que se ofrecen. Cualquier cambio en la cantidad y calidad puede ser difícil de interpretar. El mejoramiento de un índice de eficiencia puede resultar a expensas de la calidad o el nivel de servicios; sin embargo, el mejoramiento importante en la calidad o el nivel del servicio sólo puede ser posible mediante el aumento sustancial del costo por unidad.

d.    Estándares de eficiencia

El índice de salidas/entradas; es decir, la productividad, no precisa si los resultados reflejados son adecuados; para ello es necesario tener un punto de referencia, mediante el cual se mida la ejecución y los cambios en la eficiencia. Los resultados pueden medirse en forma razonable, silos comparamos con estándares establecidos. Un estándar es el tiempo de duración específico, determinado por la cuantificación del trabajo requerido para producir una unidad de producto o servicio, o para ejecutar una tarea216. En otros términos, representa el concepto de un día justo de trabajo esperado de un empleado con entrenamiento razonable y experiencia.

Los estándares de desempeño se utilizan con distintos propósitos en los sistemas de información y control para:

·         Demostrar los resultados alcanzados, comparando la información de ejecución con los estándares.

·         Efectuar análisis costo/beneficio, proporcionando información para comparar métodos y procedimientos actuales y propuestos.

·         Producir el intercambio de decisiones entre eficiencia y el nivel de servicio.

1.3.3.   PAPELES DE TRABAJO

El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de Trabajo. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se registra la información obtenida, como resultado de las pruebas realizadas durante la auditoría y sirve de soporte al informe. Constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución e informe de auditoría; por lo tanto, deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos., observaciones, conclusiones y recomendaciones. El contenido de esta sección es el siguiente:

1.3.3.1.       EL OBJETO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son elaborados por el auditor con el objeto de:

·         Registrar las labores: proporcionar un registro sistemático y detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditoría.

·         Registrar los resultados: proporcionar un registro de la información y evidencia obtenida y desarrollada, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditoría.

·         Respaldar el informe del auditor: el contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de auditoría. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos no respaldados por los papeles de trabajo.

·         Indicar el grado de confianza del sistema de control interno: los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno, así como los comentarios sobre el mismo.

·         Servir como fuente de información: los datos utilizados por el auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos específicos.

·         Mejorar la calidad del examen: los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atención sobre asuntos importantes y garantizan que se dé atención adecuada a los asuntos más significativos.

·         Facilitar la revisión y supervisión: los papeles de trabajo son indispensables para la etapa de revisión del informe antes de emitirlo. Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo están para responderlas o aclararlas.

Ahora bien, el auditor gubernamental no sólo debe saber planear y efectuar la auditoría, así como redactar el informe correspondiente, sino que también debe entender que la naturaleza de su trabajo exige la elaboración, durante todo el proceso de la auditoría, de una documentación completa de sus procedimientos, hallazgos, observaciones y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe.

1.3.3.2.       REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo referentes a una auditoría de gestión deben cumplir los mismos requisitos exigidos para los correspondientes a una auditoría financiera; por lo tanto, deben ser:

·         Completos y exactos.

·         Claros, comprensibles y detallados.

·         Legibles y ordenados.

·         Información relevante.

1.3.4.   ARCHIVADOS DE PAPELES DE TRABAJO

Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos básicos:

·         Archivo permanente

·         Archivo corriente

1.3.4.1.       ARCHIVO PERMANENTE

Está conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionada con:

·         Ley orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento

·         Organigrama vigente.

·         Reglamento de organización y funciones - ROE

·         Manual de organización y funciones - MOE

·         Manual de procedimientos operativos

·         Plan operativo Institucional.

·         Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones.

·         Estados financieros.

·         Plan anual de control, incluyendo reprogramaciones.

·         Informe de evaluación del plan anual de control.

·         Resoluciones y directivas emitidas por la entidad.

·         Convenios y contratos importantes.

·         Memoria Anual o Informe de Gestión.

·         Relación de funcionarios de la entidad.

·         Línea de la Contraloría General de la República.

·         Jefaturas de los Órganos de Auditoría Interna-OAI.

1.3.4.2.       ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

En este archivo hay que incluir los papeles de trabajo y evidencias que sustenten el resultado de la auditoría, así como también los criterios utilizados por los responsables de la fase de ejecución. El archivo corriente en la auditoría de gestión se codifica con la letra “G”, habiéndose establecido la codificación alfanumérica secuencial, para las diversas áreas examinadas225. Para la codificación adecuada y organización de los papeles de trabajo de una auditoría.

1.4.      INFORME DE LA AUDITORÍA

1.4.1.   CONCEPTO

El Informe de auditoría, que debe ser escrito, es el producto final del trabajo de campo que guarda relación con las características y la estructura señaladas en las Normas de Auditoría Gubernamental. En este documento la Comisión de Auditoría expone el resultado final de su trabajo, a través de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con la finalidad de brindar suficiente información a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones más significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u operaciones del área o áreas examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelarán en el Memorándum de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en la norma correspondiente.

Los informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se deberá tener especial cuidado en la redacción, así como en la concisión, exactitud y objetividad al exponer los hechos; debe ser redactado en forma narrativa, de manera ordenada, sistemática y lógica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fácilmente entendible a fin de permitir su comprensión incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo. De considerarse pertinente, se incluirán fotos y/o cuadros que apoyen a la exposición, asimismo los asuntos se deberán tratar en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados; no obstante ello, es necesario tener en cuenta que la concisión en el informe, no implica omitir asuntos importantes, sino evitar utilizar palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas; el exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe. En resumen el informe debe ser conciso, no debe ser más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere:

a.    Un adecuado uso de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las innecesarias;

b.    La inclusión de detalles específicos cuando fuese necesario a juicio del auditor.

1.4.2.   OBJETIVOS

Los objetivos del informe de una auditoría de gestión son:

·         Brindar suficiente información sobre las deficiencias (desviaciones) más significativas; y,

·         Recomendar mejoras en la conducción de las actividades y ejecución de las operaciones

El informe de auditoría de gestión constituye una oportunidad para poder captar la atención de los niveles gerenciales de la entidad auditada, así como para mostrar los beneficios que este tipo de examen le ofrece. Por esta razón este informe cubre dos funciones básicas:

·         Comunica los resultados de la auditoría de gestión; y,

·         Persuadir a la gerencia para que adopte determinadas acciones, y cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.

Cada auditoría de gestión culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada; la aceptación del informe por parte de los funcionarios de la entidad examinada dependerá de su calidad. Los objetivos del informe para cada auditoría deben estar definidos apropiadamente, tan pronto como sea posible, al igual que su estructura. Para ahorrar tiempo, el Supervisor debe adquirir un rápido entendimiento sobre el contenido del informe, por cuanto es quien finalmente debe revisarlo y aprobarlo. Una vez que el enfoque general y las observaciones más importantes han sido aceptados, será menos probable que ocurran problemas de revisión.

En relación a los informes de auditoría de gestión, debe tenerse en cuenta que la auditoría mejor planeada, con procedimientos apropiados aplicados por los mejores auditores, con evidencias suficientes en términos de cantidad y calidad, no está completa, ni resulta útil, en tanto no se apruebe y remita el informe a la entidad examinada.

1.4.3.   CARACTERÍSTICAS

Los informes que emiten, tanto la Contraloría General de la República como los Órganos de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Control, se caracterizan por su alta calidad. Para mantener estos niveles en la preparación de informes y lograr que se cumplan los objetivos previstos en las auditorías, es necesario que en su formulación se tengan en cuenta determinadas consideraciones técnicas. La elaboración de un informe de manera superficial, sin la responsabilidad y diligencia profesional debida, podría ocasionar un perjuicio en la imagen del Sistema Nacional de Control que debemos preservar.

Las características del informe de auditoría de gestión son: Significación, Utilidad y oportunidad; Exactitud y beneficios de la información sustentatorios; Calidad de convincente; Objetividad y perspectiva; Concisión; Claridad y simplicidad; Tono constructivo; Organización de los contenidos del informe; Positivismo.

1.4.4.   ESTRUCTURA DE UN INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

El contenido del informe expondrá ordenada y apropiadamente los resultados de la acción de control, señalando que se realizó de acuerdo a las Normas de Auditoría Gubernamental y mostrando los beneficios que reportará a la entidad. El contenido del informe es el siguiente:

a.    Denominación

El Informe será denominado teniendo en consideración, la naturaleza o tipo de la acción de control practicada, con indicación de los datos correspondientes a su numeración e incluyendo adicionalmente un título, el cual deberá ser breve, específico y redactado en tono constructivo, si fuere pertinente.

En ningún caso incluirá información confidencial o nombres de personas.

b.    Estructura

Todo informe de auditoría debe presentar la estructura que exponemos:

                                      I.        INTRODUCCIÓN

Comprenderá la información general concerniente a la acción de control ya la entidad examinada, desarrollando los aspectos siguientes:

1.    Origen del examen

Estará referido a los antecedentes o razones que motivaron la realización de la acción de control, tales como: planes anuales de auditoría, denuncias, solicitudes expresas (del Titular de la entidad, de la Contraloría General de la República, del Congreso, etc.), entre otros; debiéndose hacer mención al documento y fecha de acreditación.

2.    Naturaleza y Objetivos del examen

En este rubro se señalará la naturaleza o tipo de la acción de control practicada (auditoría financiera, auditoría de gestión o examen especial), así como los objetivos previstos respecto de la misma; exponiéndose ellos según su grado de significación o importancia para la entidad, incluyendo las precisiones que correspondan respecto del nivel de cumplimiento alcanzado en cada caso.

3.    Alcance del examen

Se indicará claramente la cobertura y profundidad del trabajo realizado para el logro de los objetivos de la acción de control, precisando el período y áreas de la entidad examinadas, ámbito geográfico donde se realizó el examen y, asimismo, dejándose constancia que éste se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental; tratándose de Auditoría Financiera, se hará mención adicionalmente a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Auditoría y demás disposiciones aplicables al efecto.

Introducción Igualmente, de ser pertinente, la Comisión Auditora revelará aquí las limitaciones de información u otras relativas al alcance del examen que se hubieran presentado y afectado el proceso de la acción de control, así como las modificaciones efectuadas al enfoque o curso de la misma acción de control y a la como consecuencia de dichas limitaciones.

4.    Antecedentes y base legal de la entidad

Se hará referencia, de manera breve y concisa, a los aspectos de aspectos mayor relevancia que guarden vinculación directa con la acción de control realizada, sobre la misión, naturaleza legal, ubicación orgánica y funciones relacionadas de la entidad y/o área(s) examinada(s), así como las principales normas legales que le(s) sean de aplicación, con el objeto de situar y mostrar apropiadamente el ámbito técnico y jurídico que es materia de control; evitándose, en tal sentido, insertar simples o tediosas transcripciones literales de textos y/o relaciones de actividades o disposiciones normativas.

5.    Comunicación de hallazgos

Se deberá indicar haberse dado cumplimiento a la comunicación oportuna de los hallazgos efectuada al personal que labora o haya laborado en la entidad comprendido en ellos. Asimismo, en este punto se señalará que se incluye un anexo en el Informe con la relación del personal al servicio de la entidad examinada, finalmente considerado en las observaciones contenidas en el mismo, consignándose en dicha nómina los y apellidos, documento de identidad, cargo(s) desempeñado(s), período(s) de gestión, condición laboral y domicilio correspondientes, con indicación de aquellas en que estuvieren incursos en cada caso.

6.    Memorándum de Control Interno

Se indicará que durante la acción de control se ha emitido el Memorándum de Control Interno, en el cual se informó al titular sobre la efectividad de los controles internos implantados en la entidad. Dicho documento así como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo se hayan adoptado, se deberá adjuntar como anexo del informe.

7.    Otros aspectos de importancia

Podrá referirse bajo el presente rubro aquella información verificada que la Comisión Auditora, basada en su opinión profesional competente, considere de importancia o significación, para fines del Informe, dar a conocer sobre hechos, acciones o circunstancias que, por su naturaleza e implicancias, tengan relación con la situación evidenciada en la entidad o los objetivos de la acción de control, y cuya revelación permita mostrar la objetividad e imparcialidad del trabajo desarrollado por la Comisión; tal como:

a.    El reconocimiento de las dificultades o limitaciones, de carácter excepcional, en las que se desenvolvió la gestión realizada por los responsables de la entidad o área examinada.

b.    El reconocimiento de logros significativos alcanzados durante la gestión examinada.

c.    La adopción de correctivos por la propia administración, durante la ejecución de la acción de control, que hayan permitido superar hechos observables.

d.    Informar de aquellos asuntos importantes que requieran un trabajo adicional, siempre que no se encuentren directamente comprendidos en los objetivos de la acción de control.

e.    Eventos posteriores a la ejecución del trabajo de campo que hayan sido de conocimiento de la comisión auditora y que afecten o modifiquen el funcionamiento de la entidad o de las áreas examinadas.

Si alguno de los aspectos considerados en este punto por la Comisión Auditora, demandara una exposición o desarrollo extenso, será incluido como anexo del Informe. Dichos aspectos, asimismo, podrán dar lugar a la formulación de conclusiones y/o recomendaciones, si hubiere mérito para ello.

                                    II.        OBSERVACIONES

Se deberán referir a hechos o situaciones de carácter significativo y de interés para a entidad examinada, cuya naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora y/o corrección, incluyendo sobre ellos información suficiente y competente relacionada con los resultados de la evaluación efectuada a la gestión de la entidad examinada.

Para su mejor comprensión, se presentarán de manera ordenada, sistemática, lógica y numerada correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios y describiendo apropiadamente sus elementos o atributos característicos. Con tal propósito, dicha presentación considerará en su desarrollo expositivo los aspectos esenciales siguientes:

1.    Sumilla

Es el título o encabezamiento que identifica el asunto materia de la observación.

2.    Elementos de la observación (condición, criterio, efecto y causa)

Son los atributos propios de toda observación, los cuales deben ser desarrollados objetiva y consistentemente, teniendo en consideración lo siguiente:

a.    Condición: es el hecho o situación deficiente detectada, cuyo nivel o curso de desviación debe ser evidenciado.

b.    Criterio: es la norma, disposición o parámetro de medición aplicable al hecho o situación observada.

c.    Efecto: es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, ocasionada por el hecho o situación observada, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la entidad que adopte las acciones correctivas requeridas.

d.    Causa: es la razón o motivo que dio lugar al hecho o situación observada, cuya identificación requiere de la habilidad y juicio profesional de la Comisión Auditora y es necesaria para la formulación de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.

3.    Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones.

Son las respuestas brindadas a la comunicación de los hallazgos respectivos, por el personal comprendido finalmente en la observación, las mismas que en lo esencial y sucintamente deben ser expuestas con la propiedad debida; indicándose, en su caso, si se acompañó documentación sustentatoria pertinente. De no haberse dado respuesta a la comunicación de hallazgos o de haber sido ésta extemporánea, se referenciará tal circunstancia.

4.    Evaluación de los comentarios y/o aclaraciones presentados.

Es el resultado del análisis realizado por la Comisión Auditora sobre los comentarios y/o aclaraciones y documentación presentada por el personal comprendido en la observación, debiendo sustentarse los argumentos invocados y consignarse la opinión resultante de dicha evaluación.

La mencionada opinión incluirá, al término del desarrollo de cada observación, la determinación de responsabilidades administrativas a que hubiera lugar, de haber mérito para ello. En caso de considerarse la existencia de indicios razonables de la comisión de delito o de perjuicio económico, se dejará constancia expresa que tal aspecto es tratado en el Informe Especial correspondiente.

                                   III.        CONCLUSIONES

En este rubro la Comisión Auditora deberá expresar las conclusiones del Informe de la acción de control, entendiéndose como tales los juicios de carácter profesional, basados en las observaciones establecidas, que se formulan como consecuencia del examen practicado a la entidad auditada. Al final de cada conclusión se identificará el número de la(s) observación(es) correspondiente(s) a cuyos hechos se refiere.

La Comisión Auditora, en casos debidamente justificados, podrá también formular conclusiones sobre aspectos distintos a las observaciones, verificados en el curso de la acción de control, siempre que éstos hayan sido expuestos en el Informe.

                                  IV.        RECOMENDACIONES

Las recomendaciones constituyen las medidas específicas y posibles que, con el propósito de mostrar los beneficios que reportará la acción de control, se sugieren a la administración de la entidad para promover la superación de las causas y las deficiencias evidenciadas durante el examen. Estarán dirigidas al Titular o en su caso a los funcionarios que tengan competencia para disponer su aplicación.

Las recomendaciones se formularán con orientación constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestión de la entidad y el desempeño de los funcionarios y servidores públicos a su servicio, con énfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de parámetros de economía, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo proporcional a los beneficios esperados.

Para efecto de su presentación, las recomendaciones se realizarán siguiendo el orden jerárquico de los funcionarios responsables a quienes va dirigida, referenciándolas en su caso a las conclusiones, o aspectos distintos a éstas, que las han originado.

También se incluirá como recomendación, cuando existiera mérito de acuerdo a los hechos revelados en las observaciones, el procesamiento de las responsabilidades administrativas que se hubiesen determinado en el Informe, conforme a lo previsto en el régimen laboral pertinente.

                                   V.        ANEXOS

A fin de lograr el máximo de concisión y claridad en el Informe, sólo se incluirá como Anexos, además de los expresamente considerados en la presente norma, aquella documentación indispensable que contenga importante información complementaria o ampliatoria de los datos contenidos en el Informe y que no obre en la entidad examinada.

1.4.5.   OPORTUNIDAD DEL INFORME

La comisión auditora deberá adecuarse a los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin de que el informe pueda emitirse en el tiempo previsto y permitir que la información en él revelada sea utilizada oportunamente por el titular de la entidad y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado. No sólo eso, también debe buscarse que el informe sea lo más útil posible y oportuno, por esa razón es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la acción de control.

Los usuarios de los informes requieren de la información en él contenida, a fin de cumplir con sus tareas legislativas, fiscalizadoras o de procesos de dirección o gerencia. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. En tal sentido, la Comisión Auditora debe prever que la elaboración del informe concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisión oportuna y tener presente ese propósito al ejecutar la acción de control.

1.4.6.   REDACCION Y REVISIÓN DEL INFORME

En los Órganos de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Control, su jefatura es responsable de la redacción y del contenido del informe. Para lograr que la revisión del informe de auditoría de gestión sea efectiva y propenda a la preparación de documentos de alta calidad, se establece dos (2) niveles de revisión en este proceso:

·         Revisión por el Supervisor responsable; y,

·         Revisión por el Comité de Control de Calidad: COCO.

1.4.7.   ENVÍO DEL INFORME

Concluido el procesamiento del informe, éste es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente y al Despacho del Contralor General para su aprobación final y remisión a los funcionarios de la entidad auditada responsables de adoptar acciones correctivas, respecto a sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, y a las demás personas autorizadas para recibir los informes. De acuerdo a las políticas la Contraloría General de la República sobre distribución de informes, se podrá remitir copia de ellos a otros funcionarios de la entidad auditada que estén en capacidad de adoptar acciones correctivas, así como también ponerlos a disposición del público276. Cabe precisar que los Órganos de Auditoría Interna que lleven a cabo auditorías en las entidades a la que pertenecen, deben remitir los informes resultantes a la autoridad de mayor jerarquía institucional, y simultáneamente a la Contraloría General de la República. Pero en el caso de informes elaborados por Sociedades de Auditoría Independiente designadas por la Contraloría General de la República para auditar entidades del Estado, su remisión se realizará directamente a la entidad contratante y simultáneamente al Organismo Superior de Control. Hay que considerar que los informes por escrito constituyen la forma establecida por el Sistema Nacional de Control y su órgano rector, la Contraloría General de la República, para comunicar los resultados de la auditoría practicada a los funcionarios responsables de la entidad examinada. Esto permite:

Poner en conocimiento de los funcionarios gubernamentales los resultados de cada examen;

• Reducir el riesgo que los resultados puedan ser interpretados erróneamente; y,

• Facilitar las acciones de seguimiento orientadas a establecer si la entidad ha adoptado las acciones correctivas pertinentes.

Debe quedar claro que278 los auditores deben comunicar por escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios responsables de la entidad. Una vez culminada la fase de ejecución, el nivel gerencial correspondiente de la Contraloría General de la República o el titular del Organo de Auditoría Interna, según los casos, remitirán el borrador del informe para requerir comentarios o aclaraciones de la entidad, con miras a incluirlos, previa evaluación, en el informe correspondiente. El borrador de Informe no debe estar firmado por los auditores responsables del trabajo. El borrador del informe de auditoría, redactado por el Jefe del equipo de auditoría y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideración del nivel gerencial correspondiente para su aprobación y posterior envío a la entidad auditada.

1.4.8.   SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

El trabajo de la auditoría de gestión no sería de utilidad, si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe, las mismas que deben traducirse en mejoras en los niveles de efectividad, eficiencia y economía en las operaciones que realizan las entidades, así como en el fortalecimiento del control gerencial inherente a los funcionarios que tienen a su cargo los procesos de dirección y gerencia.

El seguimiento de medidas correctivas es una actividad que desarrollan los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, con el objeto de establecer el grado de superación de las observaciones efectuadas por los auditores, así como evaluar las acciones adoptadas por la administración de la entidad para implementar las recomendaciones incluidas en el informe de auditoría.

El acto de implementación de recomendaciones debe ser dirigido por la alta dirección de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluación continua, metódica y detallada del aludido proceso. El seguimiento de medidas correctivas que realicen los órganos del Sistema Nacional de Control, deben incluir los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fuera examinada con anterioridad, a efectos de establecer en qué medidas fueron implementadas las recomendaciones y superadas las observaciones consignadas en el informe de auditoría. Este trabajo puede formar parte del examen que se efectúa a la misma entidad, o ser preparado en forma independiente, según las circunstancias.

Los resultados de la evaluación de medidas correctivas deben presentarse a través de un cuadro resumen que incluya:

·         Detalle de las observaciones y recomendaciones comprendidas en el informe anterior.

·         Acciones adoptadas por la entidad.

·         Evaluación del auditor sobre las acciones adoptadas por la entidad.

·         Consideración si la recomendación fue implementada y la observación superada.

II.        CONCLUSIONES

Como resultado de la descripción del presente trabajo se ha llegado a las siguientes conclusiones:

2.1.        A partir de que la auditoria amplía el objeto de estudio y motivado por las exigencias sociales y tecnológicos, nace la auditoria de gestión, que pasa ser un elemento vital para la gerencia, a través de la cual se puede medir la eficacia, eficiencia y economía, a partir de este herramienta de control y evaluación podemos examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

2.2.        La auditoría de gestión .permite apreciar a las Instituciones Públicas en su conjunto, partiendo de un análisis sistemático, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, y de esa manera determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relación a las perspectivas de trabajo presentes y futuras.

2.3.        La auditoría de gestión tienes tres etapas que tiene que cumplirse para que se desarrolle con total normalidad y de manera armónica, estas fase son: el planeamiento, que termina con la elaboración del Programa de auditoria; la Ejecución, que es el desarrollo del trabajo respetando lo establecido en el programa de auditoría y, la emisión del informe, que es el resultado de trabajo.

III.        RECOMENDACIONES

Para la Administración Pública y profesionales dedicados a la auditoria:

3.1.        La auditoría de gestión es una herramienta de control y evaluación, que existió desde tiempos remotos, pero que en el siclo XX empezó a tener presencia, este tipo de examen tienen que practicarse y ejecutarse, para lograr el éxito administrativamente, ya que a partir de ella se podrá detectar las deficiencias de la gestión, y bajo los principios de economía, eficacia y eficiencia, se superaran.

3.2.        A partir de que la auditoria de gestión permite apreciar a las Instituciones Públicas en su conjunto, y resaltando los elementos y/o principios que priman en su ejecución, los profesionales ligados con este tipo de exámenes, debe hacer prevalecer dichos principios sujetándose a la normativa, ya que de esa manera aseguraran el trabajo desarrollado.

3.3.        La auditoría de gestión comprende tres procesos, todas las partes involucradas en este tipo de examen tienen que respetar y colaborar para que asegurar el trabajo a desarrollar, de esa manera se afianzaran los resultados.

IV.        BIBLIOGRAFÍA

·      Manual del Sistema Nacional de Control y Auditoria Gubernamental.

Autor: Lic. Adm. Emilio R. Valdivia Contreras

·         Auditoria operativa.

·         Colectivo de autores ‘’Auditoría’’ Instituto Cubano del Libro 1974.

·         Colectivo de autores ‘’Orientaciones Metodológicas Auditoria I y II MES 1998.

·          

·         Colectivo de autores ‘’Auditoria Administrativa: con cuestionario de trabajo’’.

·         Características de la auditoría operativa.

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·         www.google.com.pe

·         www.monografías.com.pe

·         www.altavita.com.pe